Công nghệ thông tin đang là một ngành mũi nhọn phát triển nhất hiện nay. Hầu hết các ngành nghề đều có thể ứng dụng quản lý bằng máy tính. Trong đó, hệ thống thư viện cũng bắt kịp xu thế, sử dụng hệ thống máy tính có kết nối mạng internet để có thể kết nối và quản lý một cách thuận tiện và nhanh chóng. Chính vì thế, tạo website quản lý thư viện là rất cần thiết nhằm mục đích phục vụ độc giả một các dễ dàng nhất.
TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN
Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức
Ban quản lý thư viện
Có nhiệm vụ điều hành chung cho toàn bộ các công tác trong thư viện, đưa ra những quyết định quan trọng mang tính thay đổi lớn.
Phòng nghiệp vụ
Lập kế hoạch thanh lý sách cũ, mua sách mới. Lập kế hoạch cấp thẻ cho độc giả và phục vụ các yêu cầu của độc giả, hỗ trợ độc giả khi đến thư viện.
Bộ phận bổ sung tài liệu
Có nhiệm vụ liên hệ với các nhà xuất bản để mua sách và liên hệ với các đơn vi cung ứng để đưa sách vào thư viện theo kế hoạch, báo cáo tình trạng sách đang có trong thư viện và những sách mới mua về.
Nhân viên thủ thư
Tiếp nhận sách mới, có nhiệm vụ phân loại và đánh mã số. Đồng thời kiểm tra độc giả có thể đọc sách, thống kê và tra cứu sách.
Quy trình quản lý sách và độc giả
Đối với công việc nhập sách
Mỗi khi có thêm nguồn sách mới thì bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch bổ sung tài liệu dựa trên tên các loại sách và nhà xuất bản. Nếu kế hoạch bổ sung được duyệt thì bộ phận bổ sung tài liệu sẽ tiến hành mua sách và thực hiện các thao tác sau trước khi nhập sách vào kho của thư viện:
- Đóng dấu của thư viện lên sách
- Phân loại sách theo lĩnh vực
- Phân loại sách theo môn
- Đánh mã số cho sách ,viết các thông tin về sách như: mã số sách, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, số trang, tập.
Nhận độc giả mới
Khi độc giả đến đăng ký làm thẻ thì cần phải nộp một tấm hình kèm theo lệ phí. Sau đó, nhân viên cấp thẻ sẽ phát phiếu đăng ký để bạn đọc có thể khai báo thông tin. Sau đó bạn đọc sẽ được cấp thẻ đọc sách, trong mỗi thẻ có mã thẻ riêng không trùng với nhau. Thẻ độc giả có giá trị khi đã được ký duyệt đầy đủ và nó có giá trị trong thời gian quy định của thư viện.
Quy trình mượn sách
Khi độc giả muốn cần mượn sách thì gửi lại thẻ tại bàn của thủ thư và nhận phiếu điền những yêu cầu cần thiết:
Thủ thư căn cứ vào những yêu cầu được ghi trong phiếu để lấy sách cho độc giả. Khi đã tìm được sách thì thủ thư sẽ yêu cầu độc giả ký nhận sách theo quy định của thư viện. Sau khi ký nhận xong độc giả sẽ đưa lại phiếu yếu cầu cho thủ thư quản lý cùng với thẻ đọc sách và độc giả nhận sách từ thủ thư .
Dựa vào ngày mượn và trả sách ghi trong phiếu yêu cầu, thủ thư sẽ quản lý theo dõi việc mượn sách của độc giả. Mỗi cuốn sách có thể được mượn tối đa là 14 ngày. Nếu quá hạn một tuần mà độc giả chưa trả sách thì thủ thư sẽ gửi thông báo nhắc nhở độc giả. Độc giả sẽ bị xử phạt khi vi phạm các nội quy của thư viện.
Quy trình trả sách
Thủ thư sẽ dựa vào mã thẻ của độc giả để kiểm tra lại sách khi trả. Nếu không có vấn đề gì thì thủ thư sẽ nhận lại sách và lưu thông tin mượn sách của độc giả. Ngược lại nếu không đủ số lượng hay sách bị hư hỏng thì độc giả phải chịu trách nhiệm và bồi thường theo quy định của thư viện.
Báo cáo thống kê
Ngoài việc phục vụ nhu cầu đọc sách cho độc giả thì thư viện còn có nhiệm vụ đó là thống kê báo cáo số lượng ban đọc để nắm bắt các thông tin cần thiết liên quan. Thống kê báo cáo số lượng sách theo các thông tin như: số sách còn, số sách mượn để biết tình trạng của thư viện để nhập sách mới.
website quản lý thư viện
Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý thư viện
Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý thư viện thực hiện các công việc sau: quản lý kho thư viện hiện có, phục vụ công tác nghiên cứu, tra cứu của độc giả. Hệ thống quản lý thư viện phải nắm được số lượng: số lượng sách hiện có trong thư viện, phân loại sách để dễ dành cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Ngoài ra, hệ thống quản lý cũng cần phải biết được tình trạng hiện tại của thư viện, phải cập nhật thông tin đầy đủ mỗi khi thanh lý tài liệu cũ hoặc nhập sách mới.
Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra mục lục phân loại, môn loại các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được các tư liệu cần thiết, bên cạnh đó hệ thống cũng phải quản lý được những độc giả có nhu cầu mượn tư liệu. Thông thường việc phân loại sách và quản lý độc giả là những công việc phức tạp nhất trong hệ thống quản lý thư viện.
Nhược điểm của hệ thống quản lý thư viện
Hệ thống trên dùng nhiều đến giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, truy tìm mất nhiều thời gian. Hệ thống dễ mắc phải sai sót cũng như chưa tiện lợi với bạn đọc. Công việc quản lý độc giả rất khó khăn khi số lượng bạn đọc lớn, bởi việc kiểm tra thời gian mượn trả sách, số lượng sách mượn là thủ công, vì vậy rất dễ thất thoát tư liệu. Việc phân loại sách và tạo ra mục lục cần khá nhiều thời gian.
WEBSITE QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Lợi ích của quản lý thư viện bằng website
Công nghệ thông tin hiện đang là một ngành mũi nhọn tại Việt Nam cũng như trên thế giới. Ngày nay, tất cả các ngành nghề đều đã thay đổi việc quản lý lạc hậu, cũ kỹ bằng hệ thống công nghệ hiện đại. Chỉ cần sử dụng chương trình quản lý với máy tính được nối mạng Internet là đã có thể thực hiện được công việc.
Bắt kịp xu hướng hiện đại đó, hệ thống thư việc đã sử dụng hệ thống máy tính kết nối mạng internet với các chương trình ứng dụng và website trong việc quản lý thư viện với hệ thống sách và nhiều bộ phận chức năng khác. Chính vì thế thiết kế website quản lý thư viện là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phục vụ độc giả một cách dễ dàng. Đồng thời giúp hệ thống quản lý có thể theo dõi và thống kê báo cáo công việc một cách đơn giản và nhanh chóng.
Sử dụng hệ thống quản lý thư viện bằng website còn có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu tìm kiếm của độc giả và quản lý sách mới nhập hoặc sách thanh lý. Trên website của thư viện sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin về số lượng sách hiện có trong thư viện được phân chia theo chủ đề và lĩnh vực,… nhằm giúp độc giả có thể tự tra cứu dễ dàng.
Chính vì những lý do đó, chúng ta có thể thấy rằng việc thiết kế website quản lý thư viện lả một việc làm hết sức cần thiết nhằm giúp hệ thống quản lý dễ dàng vừa có thể quảng bá thư viện lên mạng internet thông qua các công cụ tìm kiếm như Google. Hệ thống thực hiện đầy đủ các chức năng công việc cần có của thư viện như: Quản lý sách, quản lý mượn trả sách, thống kế sách mượn và trả của độc giả, quản lý độc giả thông qua việc cấp thẻ…
Các tính năng cần thiết cho thiết kế website quản lý thư viện
Trang chủ
Đăng tải thông tin giới thiệu về thư viện, hiển thị hình ảnh tổng thể của website như: logo, banner quảng cáo,…
Trang giới thiệu
Đăng tải thông tin cơ bản liên quan đến đơn vị gồm: lịch sử hình thành, chức năng và nhiệm vụ, Các điều kiện và chức năng hoạt động của thư viện.
Trang giới thiệu nhân sự thư viện
Hiển thị sơ dồ tổ chức nhân sự của thư viện, một số thông tin liên quan đến cán bộ thư viện.
Nội quy, quy định của thư viện
Một số quy định và điều kiện khi ra vào thư viện, quy định và điều kiện khi sử dụng các tài liệu sẵn có trong thư viện, quy định về cấp thể và sử dụng thể thư viện, quy định về thời gian mở, đóng cửa thư viện, và một số các quy định cần thiết khác.
Giới thiệu phương thức phục vụ
Đăng tải thông tin hướng dẫn tìm tài liệu trong thư viện, thiết kế website quản lý thư viện có sơ đồ các phòng đọc sách và tài liệu sẵn có trong thư viện, quy định chung khi sử dụng các trang thiết bị trong các phòng đọc sách.
Trang thông tin thư viện
Đăng tải một số thông tin cần thiết có trong thư viện và những thông tin này phải được cập nhật thường xuyên hàng ngày.
Một số hình ảnh của thư viện
Hiển thị các hình ảnh hoạt động của thư viện, các chương trình giao lưu, trao đổi thông tin với các đơn vị cùng ngành và một số hình ảnh khác.
Trang giới thiệu tài liệu và những ấn phẩm nổi bật trong thư viện
Liệt kê các tài liệu và ấn phẩm nổi bật có trong thư viện theo dạng nhiều trang, liệt kê tài liệu theo dạng thông tin cơ bản và hình ảnh, tác phẩm hiển thị theo dạng: mã tài liệu, tên tác phẩm, tác giả, kích thước và nơi xuất bạn,…. Ngoài ra, còn liệt kê ấn phẩm theo nhóm tài liệu và thể loại.
website quản lý thư viện
Trang giới thiệu các tài liệu, ấn phẩm mới
Thống kê các ấn phẩm, tài liệu mới được cập nhật theo tháng, thống kê các ấn phẩm, tài liệu sắp xếp theo chuyên đề, chuyên ngành, thống kê các ấn phẩm, tài liệu theo nhóm và đối tượng độc giả, thông tin tài liệu ấn phẩm tham khảo các văn bản pháp quy, cùng với một số đề án và luận văn tham khảo.
Tìm kiếm và tra cứu tài liệu, ấn phẩm
Tìm kiếm theo từ khoá với nhiều tiêu chí kết hợp như: tác giả, thể loại, nơi xuất bản, năm xuất bản…
Quản lý tin tức
Tin tức nội bộ của thư viện, tin chuyên ngành thư viện và một số thông tin khác.
Thông tin liên hệ
Thông tin liên hệ của độc giả
Sơ đồ Website
Cho phép người dùng có thể vào các mục cần xem một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Ngoài ra, còn có một số tính năng khác. Tuy nhiên, vai trò của một website trong việc quản lý thư viện là vô cùng cần thiết nhưng làm sao để ngày càng nhiều người ghé thăm và biết đến cũng không kém phần quan trọng. Một chiến dịch Marketing Online bao gồm Facebook, Adwords, Seo chuyên nghiệp, Email… sẽ hỗ trợ bạn thực hiện được điều này.
Nếu bạn đang hoạt động trong lĩnh vực thư viện thì việc thiết kế web quản lý thư viện là rất cần thiết, không chỉ dễ dàng trong khâu quản lý mà còn giúp cho độc giả có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng. Bạn có thể liên hệ với các công ty thiết kế website giá rẻ để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công.